Fehlzeitenmanagement im Unternehmen

Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource für Unternehmen. Durch ihre Arbeitskraft stellen sie den langfristigen Erfolg sicher. Absentismus und Fehlzeiten sind daher Risikofaktoren, die Unternehmen unbedingt im Blick behalten sollten. Mit Hilfe eines professionellen Fehlzeitenmanagements können sie Fehlzeiten analysieren und anschließend reduzieren und somit erhebliche Kosten sparen. Eine konkrete Maßnahme dafür stellt die Einführung eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) dar. Gezielte Maßnahmen zur Förderung der Gesundheit der Mitarbeiter führen zu einer Reduktion der Fehlzeiten. Eine Möglichkeit, jedem Mitarbeiter individuelle Inhalte zum Thema Gesundheit zugänglich zu machen, stellt die Topfit.App dar. Die digitale Gesundheitsplattform bietet modernen und unterhaltsamen Gesundheitscontent, der sich sowohl an klassischen Alltagssituationen als auch an spezifischen Anforderungen am Arbeitsplatz orientiert. 

Arten von Fehlzeiten

Generell definiert der Begriff „Fehlzeiten” alle Stunden oder Tage, in denen Mitarbeiter vom Arbeitsplatz abwesend sind. Ausgenommen davon sind gesetzlich oder vertraglich vereinbarte Abwesenheiten wie zum Beispiel Urlaub. Fehlzeiten bedeuten für Unternehmen einen finanziellen Verlust, denn sie führen dazu, dass Mitarbeiter ihre Leistung nicht erbringen können.
Experten unterscheiden zwischen verschiedenen Arten von Fehlzeiten. Diese sind:

Absentismus

Fallen Mitarbeiter aufgrund fehlender Motivation aus, spricht man von Absentismus. Gründe dafür können fehlende Arbeitszufriedenheit oder eine schlechte Personalführung sein.

Krankheitsbedingte Fehlzeiten

Häufig treten auch krankheitsbedingte Fehlzeiten aufgrund körperlicher oder psychischer Beschwerden auf. Der Fehlzeiten-Report 2019 der AOK zeigte, dass AOK-Versicherte durchschnittlich 19,9 Tage aufgrund einer Erkrankung ausfallen. Die häufigsten Gründe dafür waren Atemwegserkrankungen und Muskel-Skelett-Erkrankungen, aber auch psychische Erkrankungen nehmen zu.

Sonstige Fehlzeiten

Weitere Gründe für Fehlzeiten können zum Beispiel Urlaubstage, eine Fortbildung oder eine Freistellung sein.

Berechnung von Fehlzeiten und Analyse der Gründe

Der erste Schritt im Fehlzeitenmanagement besteht darin, festzustellen, wie der Verlauf der Fehlzeiten ist. Um eine Zunahme der Fehlzeiten zu erkennen und die Ursachen möglichst früh bekämpfen zu können, sollten Unternehmen regelmäßig die Fehlzeitenquote – auch Abwesenheitsquote genannt – berechnen. Die Formel dafür lautet:

Abwesenheitsquote = Fehltage/Soll-Arbeitstage

Besonders aufschlussreich sind die Ergebnisse, wenn Sie Fehlzeiten für die einzelnen Abteilungen eines Unternehmens erheben. So können Sie Auffälligkeiten feststellen und verhindern. Veränderungen können Sie messen, indem Sie außerdem Vergleichszeiträume heranziehen.
Diese Merkmale müssen Sie daher in Ihrer Fehlzeitenanalyse berücksichtigen:

• Alter
• Geschlecht
• Tätigkeit
• Qualifikation
• Betriebszugehörigkeit
• Organisationseinheit oder Abteilung
• Gehaltsgruppe

Fehlzeitenmanagement: Strategien & Maßnahmen

Stellen Sie in Ihrem Betrieb fest, dass sich die Ausfälle erhöhen oder in einer Abteilung besonders häufig auftreten, sollten Sie unbedingt dagegen vorgehen. Um Fehlzeiten jedoch dauerhaft zu senken, benötigen Sie eine fundierte Strategie. Daher ist ein weiterer wichtiger Schritt im Fehlzeitenmanagement das Erkennen und Beseitigen der Ursachen.

Mitarbeiterbefragungen sind zum Beispiel ein geeignetes Mittel, um Feedback zu erhalten und Problemen auf den Grund zu gehen. Auf dieser Basis können Sie nun entscheiden, wie Sie weiter vorgehen.
In Kooperation mit einer Krankenkasse oder spezialisierten Dienstleistern können Sie Ihre Analyse noch verfeinern. Sie erfahren beispielsweise, welche Krankheitsbilder in Ihrem Unternehmen besonders häufig auftreten und können auf diese Weise weitere Maßnahmen ableiten.

Konkrete Maßnahmen zur Reduzierung der Fehlzeiten

Um krankheits- oder motivationsbedingte Ausfälle zu reduzieren, stehen Ihnen verschiedene Maßnahmen zur Verfügung. Hier finden Sie ein paar Beispiele:

• Mit einem Fehlzeitenbrief können Sie an die Solidarität Ihrer Mitarbeitern appellieren. Machen Sie Ihnen klar, wie wichtig ihre Anwesenheit am Arbeitsplatz ist und wie sehr Sie ihre Leistung schätzen.
• Indem Sie ein motivierendes Arbeitsumfeld schaffen, können Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter erhöhen. Dafür sollten Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und deren Stärken fördern. Auch Arbeitnehmer, die ihren Job als sinnvoll oder erfüllend erleben, sind deutlich seltener krank.
• Fallen Mitarbeiter häufig oder für längere Zeit aus, macht es Sinn, nach der Rückkehr ein Fehlzeitengespräch zu führen. Auf diese Weise können Sie Probleme und Schwächen erkennen und aus der Welt schaffen.
• Werden Sie präventiv tätig: Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter gesünder leben und Ihnen damit langfristig als Arbeitskräfte erhalten bleiben. Ausreichend Bewegung, eine gesunde Ernährung und regelmäßige Auszeiten tragen dazu bei, dass häufige Beschwerden wie Rückenschmerzen, Diabetes oder Burnout keine Chance haben. Dabei ist es besonders wichtig, die individuellen Anforderungen und Risiken am Arbeitsplatz zu berücksichtigen. Die Topfit.App bietet spezifischen Content, der genau diese in den Fokus rückt und Ihren Mitarbeitern zeigt, wie sie mit den täglichen Herausforderungen und Belastungen am Arbeitsplatz gesund umgehen können. So signalisieren Sie Ihren Mitarbeitern, dass Ihnen ihr Wohlbefinden am Herzen liegt. Auch das führt zu mehr Zufriedenheit, Motivation und einer angenehmen Stimmung am Arbeitsplatz.

• Auch Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) hat das Ziel, Risiken zu minimieren und Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen. BEM ist damit ein wichtiger Teil des Gesundheitsmanagements und zielt darauf ab, erkrankten Mitarbeitern eine möglichst frühzeitige Rückkehr ins Unternehmen zu ermöglichen.

Fazit

Fehlzeiten bedeuten für Unternehmen Kosten, die dem Erfolg auf Dauer schaden. Doch mit Hilfe eines gezielten Fehlzeitenmanagements können Sie aktiv darauf hinarbeiten, Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen langfristig zu senken. Vor allem Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) ist dafür ein wirksamer Ansatz. Eine digitale Gesundheitsplattform wie die Topfit.App ermöglicht Ihnen, alle Angebote und Veranstaltungen rund um Ihr BGM auf zeitgemäße Art zu managen und zu kommunizieren.