BGM-Aktivitäten organisieren mit der Topfit.App – am Beispiel der REWE Group

Fitnesskurse, Gesundheitstage, Impfungen oder Vorsorgeuntersuchungen: Unternehmen haben heute die Qual der Wahl, wenn es um BGM-Aktivitäten geht. Doch egal, wofür sie sich entscheiden, Betriebliches Gesundheitsmanagement zahlt sich aus. Denn Präventionsmaßnahmen helfen, um die Mitarbeitenden für Gesundheit zu sensibilisieren. Gesunde und leistungsfähige Mitarbeitende sind heute der wichtigste Erfolgsfaktor für Unternehmen. Doch bei der Umsetzung lauern einige Stolpersteine. Wer BGM-Aktivitäten organisieren möchte, muss gerade bei der Planung, beim Anmeldeprozess und bei der Kommunikation einige Hürden meistern. Unterschiedliche Standorte und dezentrale Strukturen sind zusätzliche Herausforderungen. Dass es dennoch klappen kann, beweist die REWE Group. Das Unternehmen setzte während der Corona-Pandemie auf die Topfit.App, um Impftermine zu erstellen und zu kommunizieren. Mit dem Corporate Health Manager konnten die BGM-Manger:innen alle Termine digital planen und verwalten.

Häufige Herausforderungen im BGM

Wer BGM-Aktivitäten organisieren möchte, muss mit einigen Hürden rechnen. Das sind die häufigsten Herausforderungen:

• Dezentrale Strukturen erschweren es, die Arbeitnehmenden zu erreichen. Mitarbeitende in der Logistik, im Außendienst oder in den Filialen haben oft keinen Zugang zu E-Mails.
• Veraltete Software oder Zettelchaos am Schwarzen Brett sorgen für einen hohen Verwaltungsaufwand.
• Gängige Terminplanungstools entsprechen meist nicht den Bedingungen, um medizinische Maßnahmen (z. B. Corona-Impfungen) anbieten zu können.

BGM-Aktivitäten organisieren – schnell und unkompliziert mit dem Corporate Health Manager

Vorteile für Organisatoren

Der Corporate Health Manager – das integrierte Terminbuchungstool der Topfit.App – ermöglicht es Unternehmen, Termine digital zu erstellen und zu verwalten. Interne Fitnesskurse, betriebsärztliche Sprechstunden, Ernährungsberatungen oder Gesundheitstage: All diese Events können komplett über die Topfit.App abgewickelt werden. Über den Feed der App können BGM-Manager außerdem alle BGM-Aktivitäten an die Mitarbeiter kommunizieren.

Die Topfit.App bietet noch weitere praktische Funktionen:

• Bei der Buchung können BGM-Manager bereits während der Anmeldung wichtige Informationen abfragen.
• Die BGM-Manager können Teilnehmendenlisten herunterladen und den Überblick über alle angemeldeten Mitarbeitenden behalten. Somit können sie einen schnellen und reibungslosen Ablauf sicherstellen. Der Datenschutz ist dabei zu jeder Zeit gewährleistet.  
• Externen (bspw. BGM-Dienstleistern oder Betriebsärzten) kann Zugriff auf die aktuellen Teilnehmendenlisten gewährt werden, sodass der häufige Versand von Excel-Listen entfällt.
• Zeitfenster, in denen keine Termine (bspw. Mittagspause) stattfinden sollen, können geblockt werden. Ebenso können für Mitarbeitenden ohne digitalen Zugang Zeitfenster vorgehalten werden.
• Bei einer Stornierung werden die Organisatoren direkt informiert.
• Die komplette Organisation erfolgt digital. Jeglicher Papierkram entfällt.

Wie die Organisation eines Gesundheitstags mit der Topfit.App ablaufen kann, zeigen wir an einem Praxisbeispiel in unserem Topfit.News-Artikel Gesundheitstag im Unternehmen planen – mit der Topfit.App.

Vorteile für Mitarbeitende

BGF mit einem Klick: Auch für die Mitarbeitenden bietet die Topfit.App einige Vorteile. Über die App können sie sich mit wenigen Klicks zu Terminen an- und abmelden. Anschließend erhalten sie automatisierte Terminerinnerungen und Buchungsbestätigungen. Das ist auch für die Organisatoren ein Vorteil, denn so wird die Ausfallquote deutlich reduziert. Sind Termine zudem bereits ausgebucht, können Interessenten über eine Wartelistenfunktion nachrücken.

Fallbeispiel: So wickelte die REWE Group Corona-Impfungen über die Topfit.App ab

Während der Corona-Pandemie wollte die REWE Group Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, sich über ihren Arbeitgeber impfen zu lassen. Die Herausforderung: Aufgrund der dezentralen Strukturen sind die Mitarbeitenden der REWE Group deutschlandweit verstreut. Das Unternehmen setzte deshalb auf die Topfit.App.

Ein Grund dafür war, dass gängige Terminbuchungstools meist hohe Kosten und Einarbeitungszeit für die Mitarbeitenden bedeuten. Mit der Topfit.App gab es jedoch schon eine Plattform, die viele Mitarbeitende nutzten und gewohnt waren. Da viele Mitarbeitende dort bereits über ein Profil verfügten, konnte das Angebot an einen großen Teil der Mitarbeitenden kommuniziert werden. Zudem waren auch die Mitarbeitenden aus dem Gesundheitsmanagement bereits damit vertraut – ein Vorteil, der viel Zeit sparte, wie im späteren Verlauf sehr deutlich wurde. So konnte das Gesundheitsteam am zentralen Standort gleich zum Start mit Hilfe der Topfit.App innerhalb von 2 Tagen knapp 1.020 Impftermine abwickeln. 

Anschließend weitete das Unternehmen dieses Vorgehen auf die verschiedenen Standorte in ganz Deutschland aus. Mit der Topfit.App konnten die BGM-Beauftragten Termine an ihrem jeweiligen Standort selbst erstellen und verwalten. Durch die Abfrage des Standortes bei der Registrierung der Mitarbeitenden in der Topfit.App bekam jeder Mitarbeitende genau den Impfort angezeigt, der für ihn relevant war. Die Mitarbeitenden konnten zudem ihre Termine selbstständig buchen und stornieren. Der einfache Anmeldeprozess sorgte dafür, dass kaum Anfragen oder Beschwerden beim Support eingingen – eine weitere Erleichterung für die Organisatoren. Das Ergebnis: Innerhalb der ersten 20 Tage stellte das Organisationsteam knapp 3.400 Impftermine an 10 Standorten bereit.

"Einen Termin zu erstellen, ist dank der App einfach und dauert nur wenige Minuten. E-Mails und Aushänge am Schwarzen Brett hätten einen deutlich höheren Aufwand bedeutet. Im Schnitt konnen wir uns so pro Impftag etwa 3 bis 5 Arbeitstage sparen – ein großer Vorteil."  Julia Hölzel, regionale BGM-Expertin REWE Region Ost.

Die BGM-Verantwortlichen in der REWE Group profitierten dabei von folgenden Funktionen:

Manche Abteilungen (gerade in der Logistik) wollten ihre Termine selbst organisieren. Über den Client-Bereich der Topfit.App konnten die Verantwortlichen ganze Zeitfenster blocken, damit die Abteilungen flexibel agieren konnten.

Bereits während der Buchung konnten wichtige Informationen abgefragt werden. Das ermöglichte es den Organisatoren, die genaue Anzahl der unter 30-Jährigen an die Arztpraxis zu melden. Da zeitweise bestimmte Impfstoffe nur begrenzt zur Verfügung standen, war diese Information relevant. Zusätzlich konnten wichtige Unterlagen für die Impfung direkt bei der Buchung an die Teilnehmenden mitgeschickt werden.

Auch Bianca van Wijnen, Head of CoE Gesundheit & Innovation REWE Group, freut sich, dass die Aktion so reibungslos ablief: „Die Organisation der Corona-Impfungen für alle Mitarbeitenden deutschlandweit wäre in der kurzen Zeit ohne die Topfit.App nicht möglich gewesen. Die schnelle Erstellung und Verwaltung der Termine haben uns viel Zeit und Ressourcen erspart und es uns ermöglicht, jederzeit flexibel zu agieren.”

Ein weiterer Vorteil der Topfit.App kam der REWE Group im späteren Verlauf zugute: Da alle medizinischen Angebote wie betriebsärztliche Sprechstunden, Grippeschutzimpfungen oder eben die Coronaimpfung an einem Ort gebündelt werden können, war sogar die Kombination von Corona-Booster-Impfung und Grippeschutzimpfung inklusive gleichzeitiger Buchung möglich.

Die Topfit.App – digitaler Organisator und Gesundheitsplattform

Wer BGM-Aktivitäten organisieren möchte, kann diese mit der Topfit.App nicht nur planen und kommunizieren, sondern komplett durchführen und verwalten. Der Corporate Health Manager spart Zeit und ermöglicht es, schnell und flexibel Termine zu erstellen und durchzuführen. Eine große Erleichterung für BGM-Manager. Weitere Terminbuchungstools oder eine Flut an E-Mails gehören ab sofort der Vergangenheit an.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie mit der Topfit.App BGM-Aktivitäten organisieren können?

Jetzt Erstgespräch vereinbaren!